Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile Bildirim Süreci

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile Bildirim Süreci, son yıllarda Türkiye’de özellikle ticari işlemler ve hukuki bildirimler açısından büyük önem kazanan bir iletişim aracıdır. KEP, elektronik postaların yasal geçerliliği ve güvenliği sağlayan, bildirim süreçlerini düzenleyen bir sistemdir. KEP kullanılarak yapılan bildirimler, yasal olarak geçerli kabul edilmekte ve resmi bir delil niteliği taşımaktadır. Bu yazıda, KEP ile bildirim sürecinin nasıl işlediği, yasal geçerliliği ve avantajları hakkında detaylı bilgi verilecektir.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

KEP, elektronik postaların güvenli, onaylı ve yasal geçerliliği olan bir şekilde iletilmesini sağlayan bir sistemdir. KEP, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde geçerlidir ve hukuki bağlayıcılığı olan bir iletişim aracıdır. KEP ile yapılan yazışmalar, alıcıya ulaşması, okunduğu ve gönderildiği bilgileriyle birlikte kayıt altına alınır. Bu, özellikle ticaret, hukuk ve resmi işlemler açısından büyük avantajlar sunmaktadır.

KEP ile Bildirim Süreci Nasıl İşler?

KEP ile yapılan bildirimlerin geçerli olabilmesi için belirli prosedürler izlenir. İşte KEP ile bildirim sürecinin adımları:

1. KEP Hesabı Açma

Her kişi ve kurumun KEP hesabı açması gerekir. KEP hesabı, bir Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı (EKAS) tarafından verilir. Bu hesap, şirketler ve bireyler için yasal ve güvenli bir iletişim altyapısı sağlar. KEP hesabı, kişiye özel ve kimlik doğrulama işlemleriyle ilişkilendirilmiş bir sistemdir.

2. Mesajın Gönderilmesi

KEP ile bildirim göndermek isteyen kişi veya kurum, KEP hesabı aracılığıyla mesajını iletir. Gönderilen mesaj, alıcının KEP adresine iletilir ve sistemde kayda alınır. KEP sistemi, mesajın hem gönderildiğini hem de alıcı tarafından alındığını ve okunduğunu kaydederek bu bilgileri belgelemektedir.

3. Alıcının Mesajı Alması

Alıcı, KEP mesajını aldığında, sistem otomatik olarak bir alındı belgesi oluşturur. Alıcının mesajı okuması, sistem tarafından kaydedilir ve alıcıya bildirim yapılır. Bu aşama, bildirim sürecinin tamamlanıp tamamlanmadığını gösteren önemli bir adımdır.

4. Okundu Bilgisi ve Geçerlilik

KEP mesajı alındığında, alıcıya okundu bilgisi gönderilir. Bu, mesajın alıcıya ulaştığını ve okunduğunu doğrulayan resmi bir kayıttır. Böylece gönderici, mesajın iletildiğine dair kesin bir kanıt elde eder. KEP ile yapılan her bildirim, hukuki geçerliliğe sahip olur.

5. Zaman Damgası ve Hukuki Geçerlilik

KEP ile gönderilen mesajlarda, zaman damgası kullanılır. Bu zaman damgası, mesajın gönderildiği zamanı ve alındığı tarihi belirler. Bu özellik, özellikle hukuki süreçlerde geçerli bir delil olma özelliği taşır. Zaman damgası sayesinde, taraflar arasındaki iletişimin tarihi ve saati kesin olarak kaydedilir.

KEP ile Bildirimlerin Yasal Geçerliliği

KEP, Türk hukuku tarafından yasal bir bildirim aracı olarak kabul edilmiştir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18. ve 39. maddeleri, KEP ile yapılan bildirimleri resmi ve geçerli kabul etmektedir. KEP, özellikle şu alanlarda hukuki geçerliliğe sahiptir:

Ticari Sözleşmeler ve İhtarnameler: Ticari işletmeler arasında yapılan sözleşmelerin ve hukuki ihtarnamelerin KEP ile gönderilmesi geçerli sayılır. KEP, tarafların yükümlülüklerini yerine getirdiğini ispatlamak için bir delil sağlar.
İcra Takipleri ve Hukuki Bildirimler: İcra ve iflas süreçlerinde yapılan bildirimler KEP aracılığıyla yapılabilir ve bu bildirimlerin geçerliliği hukuken tanınır. Örneğin, borçluya gönderilen ödeme talebi veya icra bildirimi geçerli bir şekilde yapılmış olur.
Yasal Sürelerin Takibi: KEP, bir belgenin gönderildiği tarihi ve alındığı zamanı kesin olarak kaydettiğinden, hukuki sürelerin takibi açısından çok önemlidir. Bu durum, örneğin bir dava için cevap süresi veya sözleşme fesih süresi gibi durumlar için geçerlidir.
Şirketler Arası Bildirimler: Ticaret ve şirketler hukukunda, KEP ile yapılan tüm yazışmalar yasal olarak geçerli sayılmaktadır. Yani, şirketler arası bildirimler, alıcıya bildirilmiş ve bu süreç sistem tarafından kayıt altına alınmıştır.

KEP ile Bildirim Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Alıcı Adresinin Doğru Olması: KEP mesajlarının geçerli olabilmesi için alıcının doğru KEP adresine gönderilmesi gerekir. KEP hesabı olmayan bir kişiye bildirim yapılamaz.
Gönderim ve Okundu Bilgisi: KEP ile gönderilen her mesaj, hem gönderildiği hem de okunduğu bilgisiyle kaydedilir. Bildirimin geçerliliği açısından, bu bilgilerin doğru ve eksiksiz olması gerekir.
Yasal Sürelerin Takibi: KEP ile yapılan bildirimler, zaman damgası ile kaydedildiğinden, bu bilgiler hukuki süreçlerde geçerli delil olarak kullanılabilir. Bildirimin alındığı tarihi ve saati takip etmek önemlidir.
İçeriğin Doğru ve Hukuki Olması: KEP ile yapılan bildirimlerin içeriği, hukuki geçerliliği sağlamak adına doğru ve net olmalıdır. Yanlış veya eksik içerikler, geçersiz bildirimlere yol açabilir.

KEP’in Avantajları

Resmi Geçerlilik: KEP ile yapılan tüm bildirimler yasal olarak geçerlidir ve resmi bir delil olarak kullanılabilir.
Zaman Tasarrufu: Fiziksel belgelerle uğraşmak yerine, dijital ortamda hızlıca gönderim yapılabilir.
Güvenlik: KEP, şifreleme teknolojileri ile korunur ve mesajların içeriği üçüncü şahıslar tarafından erişilemez.
Şeffaflık: KEP, her aşamayı kaydederek şeffaf bir süreç sunar ve taraflar arasındaki iletişimin izlenebilirliğini sağlar.

KEP ile Bildirim Süreci

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), yasal geçerliliği olan ve resmi yazışmalar için güvenli bir sistem sunan önemli bir araçtır. KEP, hem ticaret hem de hukuk dünyasında, bildirimlerin hızlı, güvenli ve geçerli bir şekilde yapılmasını sağlar. KEP ile yapılan bildirimler, yasal sürecin doğru bir şekilde işlediğini ve taraflar arasındaki iletişimin kayıt altına alındığını garanti eder.

Kartal Şirket Avukatı