Kartal KVKK Danışmanlığı: Şirketler İçin Uyum Süreci ve Süreç Yönetimi

Dijitalleşen iş dünyasında veri, şirketlerin en önemli sermayesi haline gelirken; bu verilerin güvenliği ve hukuka uygun işlenmesi de en büyük sorumluluk alanı olmuştur. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Türkiye’deki tüm veri sorumluları (şirketler, kurumlar, gerçek kişiler) için bağlayıcı kurallar getirmiştir. Özellikle İstanbul’un hızla büyüyen ticaret merkezi Kartal ve çevresindeki (Maltepe, Pendik, Tuzla) işletmeler için KVKK uyum süreci, ertelenemez bir zorunluluktur.

Birçok işletme yöneticisi, KVKK uyumunu sadece "birkaç sözleşme imzalamak" veya "web sitesine bir metin koymak" olarak algılamaktadır. Oysa ki KVKK uyumu; hukuki, idari ve teknik süreçlerin iç içe geçtiği, şirketin veri işleme kültürünü değiştiren dinamik bir yapıdır. Kartal KVKK Danışmanlığı hizmetimizle, şirketinizin mevcut durumunu analiz ediyor, risk haritanızı çıkarıyor ve sizi milyonlarca lirayı bulan idari para cezalarından koruyacak sürdürülebilir bir koruma kalkanı oluşturuyoruz.

KVKK Uyum Danışmanlığı Nedir? Neden Gereklidir?

KVKK Uyum Danışmanlığı; bir işletmenin kişisel verileri toplama, işleme, saklama ve imha etme süreçlerinin 6698 sayılı Kanun’a ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) kararlarına tam uyumlu hale getirilmesi sürecidir.

Bu süreç neden hayati önem taşır?

Yüksek İdari Para Cezaları: Aydınlatma yapmamanın, veri güvenliğini sağlamamanın veya VERBİS’e kayıt olmamanın cezaları her yıl artarak milyonlarca TL’ye ulaşmaktadır.
Ticari İtibar ve Güven: Müşteriler ve iş ortakları, verilerinin güvende olduğunu bildikleri kurumsal yapılarla çalışmayı tercih etmektedir.
Hapis Cezası Riski: TCK 135-140 maddeleri gereği, verilerin hukuka aykırı işlenmesi şirket yöneticileri için hapis cezası riski doğurur.

Adım Adım KVKK Uyum Süreci

Kartal Avukat olarak yürüttüğümüz KVKK uyum projelerinde, "terzi usulü" çalışmayı prensip edinmekteyiz. Her şirketin veri akışı, çalışan sayısı ve sektörü farklıdır; dolayısıyla uygulanacak çözümler de şirkete özel olmalıdır. Sürecimiz temel olarak şu aşamalardan oluşur:

1. Mevcut Durum Analizi (Gap Analizi) ve Farkındalık

İlk aşamada şirketinizi bir röntgen cihazına sokarız. Hangi departman (İK, Muhasebe, Pazarlama, Satış vb.) hangi veriyi topluyor? Bu veriler nerede saklanıyor? Kimlerle paylaşılıyor? Şirketin mevcut sözleşmeleri ve teknik altyapısı Kanun’a ne kadar uyumlu? Bu aşama, eksiklerin tespiti ve yol haritasının çizilmesi için kritiktir.

2. Kişisel Veri İşleme Envanterinin Hazırlanması

KVKK uyum sürecinin omurgası **"Kişisel Veri İşleme Envanteri"**dir. Bu envanter, şirketin veri haritasıdır.

Veri kategorisi (Kimlik, İletişim, Finans vb.)
İşleme amacı (Fatura kesmek, maaş ödemek, reklam yapmak vb.)
Hukuki sebep (Kanunlarda öngörülme, sözleşme, açık rıza vb.)
Saklama süreleri
Alıcı grupları (Bankalar, kargo firmaları, devlet kurumları vb.)
Yurt dışına aktarım durumu

Bu envanter olmadan yapılan hiçbir hukuki belge, kanun nezdinde geçerli ve tutarlı olmayacaktır.

Data Processing Inventory Flowchart resmi

Shutterstock

Keşfet

3. Hukuki Dokümantasyonun Hazırlanması

Envanter verilerine dayanarak, şirketin ihtiyaç duyduğu tüm hukuki metinler uzman avukatlarımızca hazırlanır:

Aydınlatma Metinleri: Müşteri, çalışan, ziyaretçi, tedarikçi ve internet sitesi ziyaretçileri için ayrı ayrı hazırlanır.
Açık Rıza Beyanları: Kanun’un aradığı şartlarda, özgür iradeye dayalı ve belirli konuya ilişkin rıza formları oluşturulur.
Saklama ve İmha Politikası: Verilerin ne kadar süre saklanacağı ve süresi dolunca nasıl (silme, yok etme, anonimleştirme) imha edileceği belirlenir.
Gizlilik Taahhütnameleri: Çalışanlarla ve tedarikçilerle imzalanacak ek protokoller.
Çerez (Cookie) Politikası: Web sitesi için yasal uyarılar.

4. VERBİS Kaydı ve Bildirim

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), belirli kriterleri taşıyan (Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 100 Milyon TL’den çok olanlar ile ana faaliyet konusu özel nitelikli veri işleme olanlar) şirketlerin kayıt olmak zorunda olduğu kamuya açık bir sicildir. Hazırlanan envanterdeki özet bilgiler, doğru ve eksiksiz bir şekilde sisteme girilir. Yanlış beyan, ağır yaptırımlara tabidir.

5. Süreçlerin İyileştirilmesi ve Teknik Tedbirler

Hukuki metinler tek başına yeterli değildir. Verilerin teknik güvenliği de sağlanmalıdır. IT ekiplerinizle iş birliği yaparak;

Yetki matrislerinin oluşturulması (Kim, hangi veriye erişebilmeli?),
Erişim loglarının tutulması,
Siber güvenlik önlemleri (Firewall, antivirüs, şifreleme),
Veri kaybı önleme (DLP) yazılımları konusunda rehberlik edilir.

6. Eğitim ve Farkındalık

En güçlü güvenlik sistemi bile, eğitimsiz bir çalışanın hatasıyla çökebilir. Şirket personeline KVKK’nın ne olduğu, veri güvenliğinin önemi, siber saldırı (phishing) yöntemleri ve ihlal durumunda ne yapmaları gerektiği konusunda kapsamlı eğitimler verilir.

Kartal ve Anadolu Yakası İşletmeleri İçin Risk Alanları

Bölgemizdeki sektörel dağılım göz önüne alındığında, Kartal ve çevresindeki işletmelerde sıkça karşılaştığımız hatalar şunlardır:

Site ve Apartman Yönetimleri: Güvenlik kameralarının ses kaydı alması, aidat borçlularının listesinin panoya asılması gibi ihlaller sıkça yaşanmaktadır.
Fabrikalar ve Üretim Tesisleri: Parmak izi veya yüz tanıma ile mesai takibi yapılması (Özel nitelikli veridir, şartları çok ağırdır).
Perakende ve E-Ticaret: Kasada cep telefonu numarası istenip, izinsiz kampanya SMS'i gönderilmesi.
Sağlık Kuruluşları (Diş Hekimi, Klinikler): Hasta verilerinin Whatsapp üzerinden paylaşılması.

Bu hataların her biri, Kurul tarafından daha önce cezalandırılmış eylemlerdir. Danışmanlık hizmetimiz, sektörel bazda bu "kronik" hataları önlemeye odaklanır.

"Kopyala-Yapıştır" Metinlerin Tehlikesi

İnternetten bulunan veya başka bir şirketten kopyalanan Aydınlatma Metinleri, sizi korumaz aksine ele verir. Çünkü her şirketin veri işleme süreci parmak izi gibi kendine özgüdür. Örneğin; sizin şirketinizde kamera kaydı 15 gün saklanırken, kopyaladığınız metinde "30 gün" yazıyorsa, bu "Aydınlatma Yükümlülüğüne Aykırılık" anlamına gelir ve cezası vardır. Veya şirketinizde yurt dışı sunuculu bir e-posta (Gmail, Outlook) kullanılırken, metninizde "Yurt dışına aktarım yoktur" yazması, sizi yanıltıcı beyan durumuna düşürür. Bu nedenle dokümantasyon mutlaka şirkete özel hazırlanmalıdır.

Somut Vaka Analizi: Kartal'da Bir Lojistik Firması

Durum: Kartal'da faaliyet gösteren, 70 çalışanı olan bir lojistik firması, araç takip sistemi kullanmakta ve şoförlerin konum verilerini anlık izlemektedir. Ayrıca depolarda güvenlik kameraları mevcuttur. Firma, VERBİS kaydı yapmamış ve çalışanlardan sadece iş sözleşmesinde genel bir rıza almıştır.

Uyum Süreci ve Çözüm:

Tespit: Çalışanların sürekli izlenmesi "özel hayatın gizliliğini" ihlal riski taşımaktadır. VERBİS limitleri aşıldığı için kayıt zorunluluğu doğmuştur.
Müdahale: Araç takip sisteminin sadece mesai saatleri içinde aktif olması veya şoförün özel kullanımına imkan tanıyan "özel mod" seçeneği getirilmesi sağlanmıştır. Kamera izleme politikası hazırlanarak, kör noktalar (soyunma odası, tuvalet vb.) kontrol edilmiş, buralarda kamera olmadığı teyit edilmiştir.
Dokümantasyon: "Açık Rıza" ve "Aydınlatma Metinleri" araç takibi ve kamera süreçlerine özel olarak revize edilmiştir.
Sonuç: Firma, olası bir çalışan şikayetinde (iş mahkemesi veya KVKK nezdinde) elini güçlendirmiş, VERBİS kaydını tamamlayarak idari para cezası riskini ortadan kaldırmıştır.

Sıkça Sorulan Sorular

KVKK danışmanlığı ne kadar sürer? Şirketin büyüklüğüne, departman sayısına ve veri yoğunluğuna göre değişmekle birlikte, ortalama bir KOBİ için süreç 4 ila 8 hafta arasında tamamlanmaktadır.

Bir kez uyum sağlasak yeterli mi? KVKK yaşayan bir süreçtir. Yeni bir departman açıldığında, yeni bir yazılım alındığında veya Kanun değiştiğinde sistemin güncellenmesi gerekir. Bu nedenle "Sürdürülebilir Danışmanlık" önerilir.

VERBİS kaydı yapmazsam ne olur? Kayıt yükümlüsü olmanıza rağmen kayıt yapmazsanız, Kurul tarafından milyonlarca TL'ye varan idari para cezası uygulanır. Bu cezalar şirketin cirosuna göre değil, kanundaki limitlere göre kesilir.

Çalışan sayısı 50'den az ise KVKK yok mu? Hayır, bu çok yaygın bir yanlıştır. 50 kişiden az çalışanı olanlar sadece VERBİS'e kayıt olmak zorunda değildir (eğer mali bilanço şartını da aşmıyorsa). Ancak aydınlatma yapma, veri güvenliğini sağlama ve envanter hazırlama yükümlülüğü herkes için vardır.

Kamera kaydı için rıza almak şart mı? Güvenlik amacıyla yapılan kamera kayıtları için genellikle "açık rıza" aranmaz, çünkü hukuki sebep "Veri sorumlusunun meşru menfaati"dir. Ancak usulüne uygun aydınlatma (levha ve metin) yapılması şarttır.

Avukat olmadan kendimiz yapabilir miyiz? Teknik olarak mümkün olsa da, hukuki terminolojiye ve Kurul kararlarına hakim olmayan birinin hazırladığı envanter ve metinler genellikle hatalı olmaktadır. Bu hatalar denetimlerde daha büyük cezalar olarak geri dönebilir.

KVKK uyumu, bir maliyet kalemi değil, şirketinizi geleceğe taşıyan bir güven yatırımıdır. Veri ihlalleri, siber saldırılar ve çalışan şikayetleri karşısında hazırlıksız yakalanmak, yıllarca emek verdiğiniz markanızın itibarını bir gecede yerle bir edebilir. Kartal ve Anadolu Yakası'ndaki rekabet ortamında, hukuki altyapısı sağlam, verisine sahip çıkan bir işletme olmak sizi bir adım öne taşıyacaktır.

"Kopyala-yapıştır" çözümlerle risk almak yerine, uzman bir hukuki destekle sürecinizi garanti altına alın.

KVKK Envanteri hazırlama, VERBİS kaydı, süreç analizi ve çalışan eğitimleri konusunda, İşletmenizin KVKK check-up’ını (ön incelemesini) yapmak ve uyum sürecini başlatmak için bugün bizimle iletişime geçin.

Kartal Bilişim Avukatı